Verslo procesų aprašymo būdai

Įžanga 

Organizacijos verslo (veiklos) procesų valdymas prasideda nuo jų aprašymo, nes valdyti procesus, jų neaprašius yra labai sunku. Aprašyti galima 3 skirtingais būdais, kurie praktikoje naudojami įvairiais deriniais. Kiekvienas iš būdų turi privalumų ir trūkumų.

Verslo (veiklos) procesų aprašymas tekstu  

Didelė popieriaus krūva

Lengviausiai įgyvendinamas pasirinkimas. Viskas, kas vyksta verslo (veiklos) procese, aprašoma žodžiais, ir to rezultatas – daug lapų teksto. Kuriant verslo (veiklos) procesus, dažnai reikia aprašyti daug proceso elementų ir keletą galimų proceso eigos variantų, todėl tekstas gali gautis ir labai ilgas ir sudėtingas.

+  

  • Labai lengva padaryti – tiesiog imi ir rašai.
  • Iš esmės nereikia specialių įgūdžių, užtenka mokėti rašyti.

 

  • Dirbti su tekstiniais aprašymais yra labai sudėtinga, nes turime suprasti esmę, kuri paslėpta po daug žodžių. Taip pat žmonės nenori skaityti ilgų tekstų.
  • Sunkus vientisas (holistinis) proceso suvokimas, skaitant antrąjį lapą galime pamiršti, kas buvo pirmajame. Ypatingai sunku perskaityti tekstą, aprašantį išsišakojantį procesą, kai jame keletas veikiančių subjektų. Nuolat reikia „šokinėti“ atgal – pirmyn, kad suprastumėte apie ką rašoma. Suvokti visą vaizdą yra sudėtinga.
  • Ne visi žmonės yra puikūs rašytojai, kiekvienas turi savitą rašymo stilių ir kalbą, kartais labai sudėtingus ir sunkiai suprantamus, todėl tokių tekstų skaitymas gali būti labai varginantis.
  • Paprastai procesas turi (gali turėti) keletą (daug) eigos variantų, tai yra, kad priklausomai nuo proceso įvykių, sąlygų ir rezultatų, procese atliekame skirtingus veiksmus, todėl analizuoti ir dėlioti proceso struktūrą yra sunku. Pabandykite įsivaizduoti, kaip tai aprašysite tekste. Suprasti proceso eigą, kai viename puslapyje bus keliolika „jeigu“ ir tokių puslapių bus keliolika bus labai sudėtinga. Tokio proceso analizė pareikalaus daug pasiruošimo ir pastangų.

Verslo (veiklos) procesų aprašymas lentelėmis  

Vidutinė popieriaus krūva

Organizacijos verslo procesų aprašymas susietomis lentelėmis yra daug geriau už tekstą. Svarbiausia parengti geras ir patogias lentelių formas, kurias vėliau užpildysime duomenimis.

+  

  • Lengva pasiruošti aprašymui. Parengti lentelių formas (šablonus) nėra sudėtinga, svarbu kad jas suprastų tie, kas jas užpildys. Programos skirtos darbui su lentelėmis (pavyzdžiui MS EXEL), leidžia lentelės langeliuose pridėti aprašus ir turi daug kitų darbą palengvinančių galimybių.
  • Nereikia ypatingų žinių ir įgūdžių. Užpildyti lentelių formas (šablonus), jeigu jos yra aiškios, yra lengva.
  • Informacija turi aiškią struktūrą – nes lentelė pati savaime jau yra kažkokia struktūra.
  • Labai paprastas duomenų tvarkymas ir jų analizė. Ypač paprasta tvarkyti ir analizuoti skaičius, nes tam lentelės ir skirtos. Jeigu lentelės gerai apgalvotos ir sukonstruotos, ir tekstinių duomenų tvarkymas bei analizė bus patogi ir nesudėtinga.

 

  • Didelė apimtis. Didelių procesų, su daugybe subprocesų ir kitų elementų aprašymas atrodys kaip „paklodė“.
  • Per mažas detalizacijos lygis. Siekdami labiau kompaktiškos apimties, turėsime riboti lentelės duomenų kiekį.
  • Kai detalizacija pakankama, lengva suprasti atskirą subprocesą (veiksmą) aprašytą viena eilute, arba peržvelgti vieno tipo duomenis stulpelyje, tačiau sudėtinga suvokti vientisą vaizdą – labai trukdo didelis duomenų kiekis.
  • Kaip ir tekstinio aprašymo atveju, sunku atvaizduoti galimus proceso eigos variantus (atsišakojimus), kai proceso eiga priklauso nuo proceso įvykių, sąlygų ir rezultatų ir tada procese atliekami skirtingi veiksmai.
  • Reikia laiko parengiant geras lentelių formas (šablonus).

Verslo (veiklos) procesų aprašymas grafinėmis schemomis 

Keli popieriaus lapai

Organizacijos verslo (veiklos) procesai aprašyti grafinėmis schemomis, procesų modeliais – pats geriausias aprašymo būdas.

+  

  • Schemą lengva suvokti – mūsų smegenys veikia, taip, kad vaizdais pateiktą informaciją suvokiame greičiau ir geriau už pateiktą tekstu ar garsu. Pasąmonė schemą apdoroja greičiau negu mes tai padarome sąmoningai. Vaizdas geriau suvokiamas geriau todėl, kad mes iš karto matome kaip sąveikauja visi proceso elementai.
  • Suvokimas vientisas – viena schema paprastai yra tam tikro lygio proceso modelis. Tai yra schema leidžia suprasti ir pamatyti pilnai visą procesą : ribas (pradžią ir pabaigą), pagrindinius subjektus ir elementus, eigos variantus ir kt. Jeigu procesas išsamiai aprašytas keliais lygiais (keliomis schemomis), tai mes matome visas sąsajas tarp schemų ir bendras paveikslas lieka vientisas.
  • Yra būtinas ir pakankamas aprašymo detalumas – neprarandant suvokimo kokybės, schemoje galima parodyti sąlyginai didelį elementų.
  • Akivaizdžiai parodyti proceso eigos variantai (schemos išsišakojimai) – gerai sudėliota schema iš karto parodo, kaip proceso eiga priklauso nuo proceso įvykių, sąlygų ir rezultatų ir kada, kokiu nuoseklumu atliekami proceso veiksmai.

 

  • Sudėlioti gerą schemą reikia specifinių žinių, įgūdžių ir schemų braižymo patirties. Reikia žinoti skirtingas procesų aprašymo grafines notacijas. Taip pat, esant reikalui, mokėti sudaryti simbolių ir taisyklių rinkinius, kurias naudosite aprašymui.
  • Reikia santykinai daug laiko pasirengimui ir aprašymui – geras proceso modelis, turi būti paprastas ir suprantamas. Kad jis tokiu taptų reikia daug laiko.

Apibendrinimas 

Paprastai naudojami visi aprašymo būdai. Dokumente aprašančiame verslo (veiklos) procesą būna schemos, lentelės ir tekstai. Tačiau didžiausią dėmesį reiktų skirti grafinėms proceso modelių schemoms ir kiek įmanoma vengti teksto. Geram grafiniam modeliui tekstas reikalingas minimaliai arba išvis galime apsieiti be jo, daug geriau visą schemas papildančią informaciją pateikti lentelėmis.

Pasidalinkite įrašu:

Parašykite komentarą